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Office 365: Convert user mailbox to an room mailbox

February 1st, 2012 | by Oliver | office 365, power shell

Feb
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Haben Sie ein Benutzerpostfach, welches eigentlichen ein Raum- oder Ressourcenpostfach sein sollte? Wenn ja ist es ein Leichtes dies mit PowerShell zu konvertieren.

Wie im Blogartikel “Use Windows PowerShell for Office 365 administration” gilt es zuerst eine Verbindung zu ihrer Office 365 Umgebung zu erstellen. Ist dies

erfolgreich abgelaufen können Sie zuerst alle Mailboxen anzeigen lassen. Dazu verwenden Sie den Befehl Get-Mailbox. Dabei erhalten Sie den Namen des Postfaches

welches geändert werden soll. Mit dem nächsten Befehl erhalten Sie den Typen Get-mailbox -identity [postfachname] | fl recipienttype*

Nun können Sie den Typen ändern: Set-Mailbox [postfachname] -type room

Wie im Beispiel unten konvertiere ich das Postfach beamer:

Für den Parameter Type können folgende Werte verwendet werden:

Room
Ein Ressourcenpostfach, das einem Besprechungsort zugewiesen wird, z. B. einem Konferenzraum, einem Hörsaal oder einem Schulungsraum.
Equipment
Ein Ressourcenpostfach, das einer ortsunabhängigen Ressource zugewiesen wird, z. B. einem tragbaren Computer, einem Laptop, einem Mikrofon oder Firmenwagen.
Shared
Ein Postfach, das nicht hauptsächlich einem einzelnen Benutzer zugeordnet ist und der Anmeldezugriff durch mehrere Benutzer zulässig ist.

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Use Windows PowerShell for Office 365 administration

February 1st, 2012 | by Oliver | office 365

Feb
01

Vieles ist einfacher mit PowerShell… So auch bei Office 365. Bevor aber PowerShell und Office 365 genutzt werden kann müssen einige Veraussetzungen erfüllt sein. Wichtig ist, dass die Version Windows PowerShell v2 und WinRM 2.0 installiert ist. Wenn auf dem Computer Windows 7 oder Windows Server 2008 R2 ausgeführt wird, müssen Sie nichts installieren. Das Windows-Verwaltungsframework ist bereits installiert. Bei folgenden Windows Version muss das Framework zuerst heruntergeladen werden.

- Windows Vista Service Pack 1 (SP1) oder SP2
- Windows Server 2008 SP1 oder SP2
- Windows Server 2003 SP2
- Windows XP SP3

weitere Informationen findet ihr unter: http://help.outlook.com/de-de/140/cc952756.aspx

Verbindung aufbauen

Sind die oben genannten Voraussetzung erfüllt können Sie eine Verbindung zum Office 365 Dienst erstellen. Dazu sind fünf Schritte notwendig:

Schritt 1: Klicken Sie auf “Start > Alle Programme > Zubehör > Windows PowerShell > Windows PowerShell”

Schritt 2: folgenden Befehl ausführen $LiveCred = Get-Credential

Schritt 3: nun werden Sie aufgefordert Benutzername und Passwort des Adminstrationsaccount einzugeben.

Schritt 4: folgenden Befehl ausführen $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection

Schritt 5: folgenden Befehl ausführen Import-PSSession $Session

nun können Sie eine Vielzahl an Befehlen nutzen. Eine übersichtliche Liste finden Sie hier: http://help.outlook.com/de-de/140/dd575549.aspx#Mailboxes

Trennen der Verbindung

Sind Sie mit den Modifikationen fertig gilt es die Verbindung zum cloudbasierten Dienst trennen.

Remove-PSSession $Session

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Check DNS settings for Lync on Office 365

January 30th, 2012 | by Oliver | office 365

Jan
30

Nebst dem MX-Record und dem Autodiscover Eintrag für Exchange Online brauchts es bei Office 365 mehrere DNS Einträge für Lync. Da der SIP-Client anhand der DNS-Domain im DNS nach den passenden Servern fragt sind diese zwingend notwendig. Dazu kommen Service Records zum Tragen, die der Client selber abfragt. Sind diese nicht richtig eingetragen, erhalten Sie zum Beispiel in Outlook Web App “Instant Messaging isn’t available right now. The Contact List will appear when the service becomes available.”

Da viele Office 365 Kunden ihre DNS-Einträge bei einen Provider gehostet haben wird das Testen der Konfiguration nicht einfacher. Dazu habe ich bei MSXFAQ ein cooles Script gefunden mit dem die DNS Einstellungen geprüft werden können. Die Commandos können unter folgendem Link heruntergeladen werden. Inhalt in eine VBS Datei kopieren und mit dem Befehl cscript in der Commandozeile starten (siehe Printscreen).

Dabei öffnet sich ein neues Fenster indem Sie ihre Domain eintragen können. Beispiel microsoft.com. Als Resultat erhalten Sie die ob die DNS-Einträge erreichbar sind.

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Geschütztes Leerzeichen einfügen Word 2010

January 30th, 2012 | by Oliver | office 2010

Jan
30

Wieder einmal habe ich mich fast zu Tode gesucht um ein geschütztes Leerzeichen in ein Word 2010 Dokument einzufügen. Geschützte Leerzeichen werden unter anderem eingefügt damit zusammengehörende Wörter nicht getrennt werden und auf eine neue Zeile gehen. Neben dem geschützten Leerzeichen gibt es auch noch einen geschützten Trennstrich um Verbundswörter sicher auf eine Zeile zu bringen.

Um ein geschütztes Leerzeichen einzufügen gehen Sie an die entsprechende Stelle im Work Dokument. Klicken Sie anschliessend in der Menüleiste auf den Reiter Einfügung und dann auf die Schaltfläche Symbol (Siehe Bild unten)

Mit Klicken auf die Schaltfläche Symbol öffnet sich ein kleines Fenster indem Sie bereits gängige Symbole finden. Um zum geschützten Leerzeichen zu gelangen gehen sie unter Weitere Symbole – Sonderzeichen wie im Print Screen unten ersichtlich. Wählen Sie Geschütztes Leerzeichen an und mit dem Klick auf Einfügen wird es ins Word Dokument eingefügt.

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Batch edit in SharePoint 2010 lists

October 18th, 2011 | by Oliver | sharepoint 2010

Oct
18

Wer gleichzeitig mehrer people picker, choice oder Metadatenspaleten von Dokumente/Listenelement bearbeiten möchte kann die Lösung von Tam Tam und Orbit one nutzen. Die Solution “Sharepoint 2010 Batch Edit” kann auf Codeplex gratis heruntergeladen werden.

Die Solution habe ich bei mir in der Demo Umgebung installiert und leider folgenden Fehler erhalten. No registered JIT debugger was specified. Gemäss Forum tritt die Fehlermeldung nicht bei jeder Installation auf. So habe ich mir den Sourcecode heruntergeladen und das ganze mal angeschaut.

Da die Fehlermeldung nicht wirklich relevant ist, kann im Sourcecode folgendes geändert werden. Im File BatchEdit.aspx.cs den Debugger.Lunch() auskommentieren und mit F5 neu deployen. Und siehe da es funktioniert einwandfrei.

Ein grosses Lob an die beiden und hoffentlich wir dies in der neuen SharePoint Version implementiert sein.

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How to create custom Wiki page layouts using SharePoint Designer 2010

October 17th, 2011 | by Oliver | technology

Oct
17

Nutzen Sie Enterprise Wiki auf Ihrer SharePoint 2010 Umgebung? Dann werden Sie früher oder später auf die Anforderung stossen eine eigenes Wikipage Template zur Verfügung zu stellen. Ein Template ist mit dem SharePoint Designer relativ einfach und schnell zu erstellen. Eine weitere Anforderung die ich hatte war aber das Page template noch mit vordefiniertem Titel und Inhalt bereit zu stellen. Inhalte in das Template hinzufügen wird hier im Post ”Add content to your custom wiki template“ behandelt.

Aber jetzt der Reihe nach. Zuerst erstellen wir ein eigenes Page Template. Dazu navigieren wir auf der Top level Seite zu Site Actions => Site Settings => Masterpages und page Layouts (unter Galleries). Dann im Ribbon in den Dokumenten Tab wechseln und auf Neu => Page layout klicken.

Danach muss der Wiki Page Content Type gewählt sowie der Titel und einen Namen für die ASPX Seite vergeben werden. Ist ein neuer Content Type notwendig, kann dieser hier erstellt werden. Zum Beispiel um eine weitere (Wiki Kategorien sind schon enthalten) Spalte Metadaten hinzuzufügen.

Ist das neue Page Template erstellt wird es mit dem SharePoint Designer 2010 bearbeitet.

Ist die Seite im SharePoint Designer geöffnet ist es am Einfachste zuerst den Code des Out of the Box Enterprise Wiki template zu kopieren und anzupassen. Sind die Änderungen gemacht muss das Custom Template eingecheckt und als Major Version publiziert werden damit es genutzt werden kann.

Zuletzt muss noch unter Site Actions => Site Settings => Page Layouts und Site templates das neue custom template für die Nutzung gesetzt werden.

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Add content to your custom wiki template

October 17th, 2011 | by Oliver | sharepoint 2010, technology

Oct
17

Um beim Enterprise Wiki Template Inhalte wie Titel, Tabellen oder Text mitzugeben muss mit den SharePoint Designer das Template bearbeitet werden. Die Templates sind auf der Top Level Seite unter Site Actions => Site Settings => Master pages (im Abschnitt Galleries).

Hier ein Beispiel um einen Titel im H1 Format mitzugeben. Jegliche Art von HTML Code für Tabellen, Bilder, usw. kann genutzt werden. Wichtig ist nur dass innerhalb der Hochkommas " für weitere Hochkommas verwendet werden muss.

<div class=”edit-mode-border”>
<PublishingWebControls:RichHtmlField id=”PageContent” html=”<h1 class="ms-rteElement-H1">Titel 1</h1>” FieldName=”PublishingPageContent” DisableInputFieldLabel=”true” runat=”server”/>
</div>

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Save as html in PowerPoint 2010

October 14th, 2011 | by Oliver | office 2010

Oct
14

Da wollte ich neulich eine PowerPoint 2010 Folie als Webseite speichern und auf SharePoint 2010 publizieren. Und siehe da, Speichern als HTML ist in der PowerPoint Menüliste nicht mehr vorhanden. Schade eigentlich. Vorallem Endanwender nutzten die Möglichkeit Hyperlinks schnell, einfach und mit schickem Layout zu publizieren. Mir ist bewusst dass mit SharePoint 2010 andere Features wie Wiki und Publishing vorhanden sind um dieses Thema anzugehen.

Dennoch kann es zum Teil praktisch sein Speichern als Webseite zu nutzen. Hier die Anleitung:

Alt + F11
Ctrl + G
folgenden Befehl in das Fenster kopieren und Pfad zum Speicherort anpassen:

ActivePresentation.SaveAs”C:\chart.htm”,ppSaveAsHTML, msoFalse

…und nun liegt unter dem angepassten Pfad die htm Datei.

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Show only your custom site templates

October 11th, 2011 | by Oliver | sharepoint 2010

Oct
11

SharePoint 2010 bietet eine Vielzahl an Seiten Templates wie Teamsite, Meetingworkspace, Blog, Wiki, usw. an. Auch besteht die Möglichkeit eigene “Custom Templates” zu erstellen. Dies erfolgt über Site Actions => Save site as template. Dabei wird von der Seite ein Template (mit oder ohne Inhalt) erstellt welches über die Template Gallery allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden kann.

Die Templates sind unter Site Actions=> Abschnitt Galleries => Solution zu finden oder können hier hochgeladen werden. Wichtig ist dabei dass das Template aktiviert ist. Ansonsten ist es bei der Template Auswahl nicht ersichtlich.

Ist das Site Template aktiviert geht es nun darum die Standard SharePoint 2010 Templates für die Benutzer zu deaktivieren. Dies wird unter Site Actions => Page Layout and Site Template Settings konfiguriert.

Wird nun eine neue Seite erstellt wird nur noch die definierten Templates zur Verfügung gestellt.

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Import Profile Photos from Active Directory

October 7th, 2011 | by Oliver | sharepoint 2010

Oct
07

Bei einer Neuinstallation von SharePoint 2010 sind die Profilphotos der Mitarbeiter auf der MySite resp. Profilseite standardmässig leer. Viele Firmen gehen davon aus, dass die Mitarbeiter ihre Fotos selber hochladen. Vielfach bleiben diese dann aber leer. Um dies zu umgehen hier eine Lösung welche ich für einen Kunden konfiguriert habe. Dort wird beim Eintritt eines Mitarbeiters ein Foto erstellt welches dann im AD hinterlegt wird. Damit nun das gleiche Foto auch in SharePoint 2010 ersichtlich wird sind nur weinige Schritte notwendig.

Step one: User Property “Picture” im Profile Syncronitation Service editieren und mit dem AD Atribut ThumbnailPhoto verbinden.

Optional: Wenn nur das Photo aus dem AD verwendet werden darf. Set “Do not allow users to edit values for this property”

Step two: Einen Full Synchronsation Profil-Import starten
Step three: Folgenden PowerShell Befehl als Farmadministrator mit Synchronisationsrechten ausführen (siehe Pre Requisites)
Update-SPProfilePhotoStore –CreateThumbnailsForImportedPhotos 1 –MySiteHostLocation https://mysitehostname
Step four: Einen Full Search Crawl starten

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